ПОСТАНОВЛЕНИЕ Администрации Брянской области от 11.08.2005 № 447
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 августа 2005 г. № 447
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ
ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с рекомендациями Государственной архивной службы России (Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации) (приказ от 19 января 1995 г. № 2, Решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.), а также в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельности администрации области, постановляю:
1. Утвердить Положения о постоянно действующей экспертной комиссии и архиве администрации области (прилагаются).
2. Считать утратившими силу Постановления администрации области от 12 января 1995 г. № 7 "Об утверждении Положений о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и архиве администрации области" и от 1 декабря 2004 г. № 592 "О внесении изменений в Постановление администрации области от 12.01.95 № 7 "Об утверждении Положений о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и архиве администрации области".
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на руководителя аппарата администрации области Фролова В.И.
Губернатор
Н.В.ДЕНИН
Утверждено
Постановлением
администрации
Брянской области
от 11 августа 2005 г. № 447
ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)
администрации Брянской области
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая ЭК создается для:
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, аудиовизуальную, электронную и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации Брянской области.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом администрации области.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем аппарата администрации области. В необходимых случаях (указанных в подпункте 3.3 Положения) решения комиссии утверждаются только после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов администрации Брянской области.
1.3. Персональный состав ЭК назначается распоряжением администрации области из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством руководителя аппарата администрации области.
В состав ЭК включаются:
лицо, ответственное за ведение архива администрации области (секретарь комиссии);
представители отдела делопроизводства и протокола, отдела финансов и бухгалтерского учета и правового управления администрации области;
представитель ЭПК управления по делам архивов Брянской области, а также представитель Государственного архива Брянской области.
В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
1.4. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", распорядительными документами администрации области, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и управления по делам архивов Брянской области, Государственного архива Брянской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, а также Положением об ЭК администрации Брянской области.
1.5. Настоящее Положение об ЭК разработано в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19.01.95 № 2. После согласования с Государственным архивом Брянской области положение об ЭК утверждается Губернатором области.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК осуществляет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с отделом делопроизводства и протокола работу по ежегодному отбору документов администрации области для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов администрации области и по подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. На утверждение ЭПК управления по делам архивов Брянской области, а затем на утверждение руководителя аппарата администрации области:
описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.
3.3.2. На согласование ЭПК управления по делам архивов Брянской области, а затем на утверждение руководителя аппарата администрации области:
сводную номенклатуру дел администрации области;
описи дел по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.3.3. На рассмотрение ЭПК управления по делам архивов Брянской области - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.3.4. На утверждение руководителя аппарата администрации области:
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в подпункте 3.3.1);
акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.4. Совместно с отделом делопроизводства и протокола и отделом кадров проводит для сотрудников аппарата администрации области консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям администрации области по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений администрации области о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений администрации области и других организаций, а также представителей управления по делам архивов Брянской области и Государственного архива Брянской области.
4.5. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство администрации области по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия администрации области работает в тесном контакте с ЭПК управления по делам архивов Брянской области.
5.2. Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному руководителем аппарата администрации области.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председательствующий на заседании ЭК (в необходимых случаях по согласованию с управлением по делам архивов Брянской области).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря комиссии.
Утверждено
Постановлением
администрации
Брянской области
от 11 августа 2005 г. № 447
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве администрации Брянской области
1. Общие положения
1.1. Документы администрации Брянской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Брянской области.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в администрации Брянской области.
1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе ее деятельности. По истечении сроков ведомственного хранения документов, установленных пунктом 6 раздела 1 Положения об Архивном фонде Российской Федерации и пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", администрация передает эти документы на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации области.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации области несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение администрация области образует архив.
Администрация области обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив создается как подразделение в составе отдела делопроизводства и протокола администрации области, возглавляемое заведующим сектором работы с корреспонденцией.
1.5. В своей работе архив руководствуется:
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", другими федеральными законами в области архивного дела, а также принимаемыми в соответствии с ними иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации;
Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России (Федеральном архивном агентстве), основными правилами работы архивов организации и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;
законами и иными нормативно-правовыми актами Брянской области, в том числе методическими документами управления по делам архивов Брянской области и Государственного архива Брянской области.
1.6. Положение об архиве администрации области разработано на основании основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и утверждается Губернатором Брянской области по согласованию с Государственным архивом области.
1.7. Архив работает по планам, утверждаемым руководством администрации, и отчитывается перед ним о своей работе.
1.8. Контроль деятельности архива осуществляет руководство администрации.
1.9. Организационно-методическое руководство за деятельностью архива администрации области осуществляют Государственный архив Брянской области и управление по делам архивов Брянской области.
2. Состав документов архива
2.1. Законченные делопроизводством администрации области документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, входивших в структуру аппарата администрации области.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение в Государственный архив Брянской области в соответствии со статьей 21 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и требованиями, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
3.1.4. Осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрации области.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции.
3.2.1. Принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу структурных подразделений администрации области, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ЭПК управления по делам архивов Брянской области графики представления описей на рассмотрение ЭПК и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации и ЭПК управления по делам архивов Брянской области.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом Государственного архива Брянской области.
3.2.6. Организует использование документов:
информирует руководство и работников администрации области о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке и в пределах своей компетенции выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации области.
3.2.8. Оказывает методическую помощь отделу делопроизводства и протокола администрации области в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации области.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и отдела делопроизводства и протокола администрации области.
3.2.10. Ежегодно представляет в Государственный архив Брянской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив Брянской области документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации области.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность за работу архива
Заведующий сектором работы с корреспонденцией отдела делопроизводства и протокола и специалист 1 категории по работе с архивными документами названного сектора несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в объеме, предусмотренном их должностными обязанностями.
